Tìm hiểu nguyên tắc Tối giản dữ liệu (Điều 25 PDPL) để tránh án phạt 5% doanh thu và tối ưu quy trình tuyển dụng theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân mới nhất.
Trong bối cảnh Nghị định 13/2023/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPL) 2025 chính thức áp dụng, việc thu thập dữ liệu ứng viên không còn là câu chuyện "càng nhiều càng tốt" mà đã trở thành một bài toán quản trị rủi ro chiến lược. Doanh nghiệp cần chuyển dịch tức thì từ tư duy tích trữ sang nguyên tắc tối giản dữ liệu (Điều 25), tập trung vào việc chỉ thu thập những gì thực sự cần thiết cho vị trí công việc. Nếu không thực hiện cuộc cách mạng trong quy trình sàng lọc này, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với án phạt tài chính lên tới 5% doanh thu mà còn tự đặt mình vào thế yếu trước các cuộc khủng hoảng niềm tin của nhân tài. Việc tuân thủ sớm không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà là cách lãnh đạo khẳng định vị thế của một doanh nghiệp văn minh, lấy con người làm trung tâm trong kỷ nguyên số.
Trong nhiều thập kỷ, các phòng Nhân sự thường vận hành theo một triết lý ngầm định: "Thà thu thập thừa còn hơn bỏ sót". Chúng ta thiết kế những bộ hồ sơ ứng tuyển (Application Form) dày đặc câu hỏi, từ địa chỉ thường trú, tình trạng hôn nhân cho đến cả tôn giáo hay sở thích cá nhân, với suy nghĩ rằng càng nhiều dữ liệu, chân dung ứng viên càng rõ nét. Tuy nhiên, trong bối cảnh Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (PDPL) số 91/2025/QH15 sắp chính thức có hiệu lực, thói quen "tích trữ" này không còn là một kho báu thông tin, mà đã biến thành một quả bom nổ chậm nằm ngay trong máy chủ của doanh nghiệp.
Hãy tưởng tượng một buổi sáng thứ Hai bình thường, văn phòng của bạn đón tiếp một đoàn thanh tra chuyên ngành về dữ liệu cá nhân. Thay vì kiểm tra bảng lương hay hợp đồng lao động, họ yêu cầu bạn giải trình về lý do tại sao công ty lại lưu trữ thông tin về "nhóm máu" hay "quan điểm chính trị" của hàng ngàn ứng viên đã trượt từ ba năm trước. Nếu không chứng minh được sự cần thiết không thể thay thế của các dữ liệu này cho vị trí công việc, doanh nghiệp của bạn có thể đối mặt với mức phạt hành chính lên tới 3 tỷ đồng, hoặc kinh khủng hơn là 5% doanh thu của năm tài chính trước đó. Đây không còn là lời cảnh báo trên giấy tờ, mà là một thực tế pháp lý mà các doanh nghiệp lớn phải đối mặt khi xử lý dữ liệu không tuân thủ nguyên tắc tối thiểu.
Điều 25 của PDPL xác lập một nguyên tắc vàng mà mọi Giám đốc Nhân sự (CHRO) cần thuộc lòng: Tối giản dữ liệu. Hiểu một cách đơn giản, doanh nghiệp chỉ được phép thu thập những thông tin thực sự cần thiết, có liên quan trực tiếp đến mục đích tuyển dụng và đánh giá năng lực của ứng viên. Hãy coi dữ liệu cá nhân như một loại hàng hóa nguy hiểm; bạn càng giữ ít trong kho, rủi ro cháy nổ (rò rỉ dữ liệu) càng thấp và chi phí bảo quản càng nhẹ nhàng. Việc thu thập "vừa đủ" không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn tinh gọn hóa quy trình sàng lọc, giúp bộ phận tuyển dụng tập trung vào những giá trị cốt lõi thay vì bị sa lầy trong "đống rác" thông tin không liên quan.
Một trong những thói quen phổ biến nhất là hỏi ứng viên về tình trạng hôn nhân hoặc dự định sinh con trong 2 năm tới. Dưới lăng kính của luật mới và các tiêu chuẩn quản trị hiện đại, đây được coi là hành vi thu thập dữ liệu dư thừa và có nguy cơ dẫn đến sự phân biệt đối xử trong lao động. Việc một ứng viên đã kết hôn hay chưa không giúp họ viết mã nguồn tốt hơn hay quản lý dự án hiệu quả hơn, do đó, việc yêu cầu thông tin này mà không có lý do nghiệp vụ đặc thù sẽ khiến doanh nghiệp rơi vào tầm ngắm của các cơ quan thực thi pháp luật. Thay vì hỏi "Bạn đã kết hôn chưa?", hãy tập trung vào khả năng đáp ứng thời gian làm việc hoặc yêu cầu công tác của vị trí đó.
Thông tin về tôn giáo, quan điểm chính trị hoặc thành phần gia đình thường xuất hiện trong các tờ khai lý lịch trích ngang truyền thống, nhưng theo PDPL, đây là những loại dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Việc lưu trữ thông tin này đòi hỏi các biện pháp bảo mật nghiêm rgặt hơn gấp nhiều lần và phải có sự đồng ý tự nguyện, rõ ràng của chủ thể dữ liệu dựa trên một mục đích cụ thể và hợp pháp. Nếu doanh nghiệp thu thập thông tin tôn giáo chỉ "cho biết" mà không dùng để sắp xếp chế độ ăn uống đặc biệt hoặc ngày nghỉ lễ theo tín ngưỡng (nếu có), thì đó là một hành vi vi phạm nguyên tắc mục đích. Đừng để một câu hỏi "thừa thãi" trong form ứng tuyển trở thành gót chân Achilles khiến toàn bộ hệ thống quản trị nhân sự của bạn bị lung lay khi có sự cố pháp lý xảy ra.
Để chuyển mình từ một "kẻ tích trữ" sang một "người quản trị thông minh", doanh nghiệp cần thực hiện một cuộc kiểm kê tổng thể các điểm chạm dữ liệu trong quy trình tuyển dụng. Hãy đặt câu hỏi "Tại sao?" cho mọi trường thông tin trong phiếu đăng ký: Nếu chúng ta không biết thông tin này, liệu chúng ta có thể đánh giá được năng lực ứng viên không? Nếu câu trả lời là "Có", hãy dũng cảm loại bỏ nó ngay lập tức khỏi quy trình thu thập ban đầu. Việc tinh lọc này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp khỏi các án phạt nghìn tỷ mà còn xây dựng một hình ảnh thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp, tôn trọng quyền riêng tư của ứng viên trong mắt các nhân tài thế hệ số.
Cuối cùng, việc tuân thủ nguyên tắc tối giản dữ liệu mang lại một lợi ích sát sườn cho chính bộ phận Nhân sự: Sự tin cậy và Hiệu suất. Khi ứng viên thấy doanh nghiệp chỉ hỏi những câu hỏi chuyên sâu về kỹ năng và kinh nghiệm, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng hơn vào sự công bằng của tổ chức, từ đó sẵn sàng chia sẻ những thông tin giá trị thực sự. Hơn nữa, việc quản lý một tệp dữ liệu sạch, gọn gàng sẽ giúp hệ thống ATS (Applicant Tracking System) của bạn vận hành mượt mà hơn, giảm thiểu chi phí lưu trữ đám mây và rút ngắn thời gian phản hồi cho ứng viên. Đầu tư vào việc "lấy ít đi" thực chất chính là cách để doanh nghiệp "nhận về nhiều hơn" trong cuộc đua giành giật nhân tài đầy khốc liệt.
Tuân thủ là văn hóa, không chỉ là công cụKết luận lại, việc áp dụng nguyên tắc tối giản dữ liệu theo PDPL không nên được nhìn nhận như một gánh nặng thủ tục, mà là một cơ hội để doanh nghiệp tái định nghĩa văn hóa quản trị của mình. Khi sự tôn trọng quyền riêng tư thấm sâu vào từng tương tác giữa doanh nghiệp và ứng viên, nó sẽ tạo ra một môi trường làm việc minh bạch và đáng tin cậy ngay từ điểm chạm đầu tiên. Sự tuân thủ lúc này không còn là việc đối phó với thanh tra, mà là việc xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu nhân sự văn minh và bền vững cho tương lai.
Lời kêu gọi hành động: Rà soát ngay hôm nayĐừng chờ đến khi luật chính thức thực thi hay một sự cố rò rỉ dữ liệu xảy ra mới bắt đầu thay đổi; hãy thực hiện cuộc "tổng vệ sinh" dữ liệu tuyển dụng của bạn ngay từ hôm nay. Mỗi giờ phút chậm trễ trong việc cập nhật Checklist thu thập dữ liệu là một giờ phút doanh nghiệp bạn đang phơi mình trước những rủi ro pháp lý không đáng có. Hãy bắt đầu bằng việc rà soát lại tờ khai ứng viên đơn giản nhất, dũng cảm xóa bỏ những trường thông tin thừa thãi và thay thế bằng sự minh bạch – đó chính là viên gạch đầu tiên để xây dựng một pháo đài dữ liệu vững chắc cho doanh nghiệp của bạn.
Text No WrapLorem ipsum dolor sit amet consectetur nulla augue arcu pellentesque eget ut libero aliquet ut nibh.
Quay lại
Mỗi doanh nghiệp có một bài toán tuyển dụng khác nhau. Buổi tư vấn của chúng tôi được thiết kế để giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp nhất
.jpg)