(Lưu ý: Nội dung bài viết nhằm cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp hiểu quy định pháp luật trong hoạt động tuyển dụng, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.)
Doanh nghiệp tuyển dụng hiện xử lý dữ liệu ứng viên qua nhiều bước, từ thu thập, lưu trữ, truy cập, chia sẻ đến phân tích và xóa dữ liệu. Vì vậy, bên cạnh việc hiểu quy định, doanh nghiệp cần biết cách nhìn các quy định này trong thực tế tuyển dụng.
Cẩm nang Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Cục A05 hệ thống hóa nội dung thành 7 phần, từ khái niệm, vai trò các bên, hoạt động xử lý đến quyền, thủ tục, kỹ năng và hỏi đáp. Bài viết dưới đây làm rõ điểm liên quan đến tuyển dụng ở từng phần và khi nào cần đối chiếu với Luật 91/2025/QH15, Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Thay vì chỉ đặt câu hỏi “CV có phải dữ liệu cá nhân không?”, doanh nghiệp có thể nhìn toàn bộ quá trình xử lý dữ liệu ứng viên:
Thu thập → Lưu trữ → Truy cập và sử dụng → Chia sẻ/chuyển giao → Phân tích → Lưu giữ → Xóa hoặc hủy
Cẩm nang A05 chia nội dung thành 7 phần, mỗi phần giúp doanh nghiệp tiếp cận một nhóm vấn đề khác nhau:
Từ bảng này, HR có thể tìm đúng phần của Cẩm nang theo tình huống đang gặp, sau đó đối chiếu với văn bản pháp luật khi cần xác định nghĩa vụ cụ thể.
Khi HR không biết một thông tin trong quy trình tuyển dụng có thuộc dữ liệu cá nhân hay không, phần Khái niệm của Cẩm nang là điểm bắt đầu để nhận diện. Phần đầu của Cẩm nang giải thích các khái niệm nền tảng như dữ liệu cá nhân, dữ liệu cá nhân cơ bản, dữ liệu cá nhân nhạy cảm và một số phương thức xử lý, bảo vệ dữ liệu.
Trong tuyển dụng, phần này giúp HR nhận diện các loại dữ liệu phát sinh trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ, thay vì chỉ nhìn vào CV.
Cẩm nang cũng đề cập đến các khái niệm như mã hóa, băm, ẩn danh và khử nhận dạng. Đây là những khái niệm cần phân biệt khi doanh nghiệp lựa chọn cách bảo vệ hoặc sử dụng dữ liệu.
Khi thiết kế form ứng tuyển, ATS hoặc quy trình tiếp nhận hồ sơ, HR nên bắt đầu bằng việc xác định doanh nghiệp đang thu thập loại dữ liệu nào và dữ liệu đó được sử dụng cho mục đích gì.
Khi cần xác định khái niệm, phân loại và nguyên tắc có giá trị pháp lý, cần đối chiếu Luật 91 cùng Điều 3, Điều 4 Nghị định 356 và các quy định liên quan.
→ Đọc thêm: “Luật 91/2025/QH15: Doanh nghiệp tuyển dụng cần biết gì?”
Dữ liệu ứng viên có thể được nhiều người, bộ phận và tổ chức tham gia xử lý: HR, hiring manager, nhà cung cấp ATS, headhunter, công ty trong cùng tập đoàn... Doanh nghiệp cần phân biệt người/bộ phận nội bộ tham gia xử lý với vai trò pháp lý của các bên theo Luật 91 để xác định đúng trách nhiệm.
Phần này của Cẩm nang giúp doanh nghiệp nhận diện vai trò của các bên thay vì chỉ nhìn dữ liệu dưới góc độ “HR đang giữ CV”.
Khi CV được lưu trên hệ thống tuyển dụng, chia sẻ cho quản lý tuyển dụng, cung cấp cho bên tuyển dụng thuê ngoài hoặc xử lý thông qua một dịch vụ công nghệ, doanh nghiệp cần xác định ai đang tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu và dữ liệu đang được xử lý ở đâu.
Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục đối chiếu các quy định liên quan đến chủ thể xử lý, cung cấp, chuyển giao dữ liệu trong Luật 91 và Nghị định 356.
Đây là phần có tính ứng dụng rõ trong tuyển dụng vì giúp doanh nghiệp nhìn dữ liệu theo cả vòng đời thay vì chỉ ở thời điểm thu thập.
Khi rà soát quy trình, HR không nên chỉ hỏi “form này có thu thập dữ liệu gì?” mà cần hỏi thêm dữ liệu sau khi được thu thập sẽ đi đâu, ai tiếp cận và khi nào được xóa.
Với các nghĩa vụ cụ thể về xử lý dữ liệu trong tuyển dụng, doanh nghiệp cần đối chiếu Luật 91/2025/QH15, trong đó Điều 25 quy định trực tiếp về việc xử lý dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng và quản lý, sử dụng người lao động.
→ Đọc thêm: “Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân: Quy định gì về tuyển dụng?”
Cẩm nang hệ thống hóa các quyền của chủ thể dữ liệu và trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trong quá trình xử lý dữ liệu.
Cẩm nang cũng hệ thống hóa một số thời hạn thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu theo quy định tại Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Các mốc được hệ thống hóa gồm:
Đây là các mốc được Cẩm nang hệ thống hóa để thuận tiện tra cứu; khi áp dụng cho một yêu cầu cụ thể, doanh nghiệp vẫn cần đối chiếu trực tiếp Điều 5 Nghị định 356 và các quy định liên quan.
Doanh nghiệp cần biết ai tiếp nhận yêu cầu của ứng viên, dữ liệu đang nằm ở những hệ thống nào và có thể thực hiện yêu cầu đó trong thực tế hay không.
Khi cần xác định căn cứ và thời hạn có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần đối chiếu Điều 5 Nghị định 356/2025/NĐ-CP và các quy định liên quan trong Luật 91.
Phần Thủ tục hành chính của Cẩm nang không chỉ là checklist tự rà soát. Cẩm nang còn hệ thống hóa hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu, hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu xuyên biên giới và trình tự liên quan. Với HR, checklist có thể dùng để rà soát ban đầu. Còn việc doanh nghiệp có phải lập hồ sơ, thực hiện thủ tục nào và trong trường hợp nào cần được đối chiếu với quy định pháp luật áp dụng.
Trong bối cảnh tuyển dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist này để đặt ra các câu hỏi vận hành như:
Đây là phần phù hợp để HR dùng làm khung rà soát ban đầu, sau đó đối chiếu từng vấn đề với quy định pháp luật tương ứng.
Cẩm nang dành một phần riêng cho các kỹ năng bảo vệ dữ liệu cá nhân, tập trung vào những biện pháp thực tế trong quá trình sử dụng thiết bị, tài khoản và dữ liệu.
Đối với tuyển dụng, các nguyên tắc này có thể được đặt vào những tình huống quen thuộc như sử dụng tài khoản HR, chia sẻ hồ sơ ứng viên, lưu trữ dữ liệu trên thiết bị hoặc truy cập hệ thống tuyển dụng.
Bảo vệ dữ liệu không chỉ là vấn đề của hệ thống công nghệ. Cách HR truy cập, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trong công việc hằng ngày cũng là một phần của quá trình bảo vệ dữ liệu.
Khi cần xác định yêu cầu pháp lý cụ thể về biện pháp bảo vệ dữ liệu, doanh nghiệp cần đối chiếu Luật 91 và Nghị định 356 thay vì chỉ dựa vào hướng dẫn kỹ năng trong Cẩm nang.
Phần hỏi đáp của Cẩm nang tập trung vào những vấn đề dễ phát sinh khi doanh nghiệp xử lý dữ liệu trong thực tế.
Không. Việc dữ liệu đã được công khai không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể tự do sử dụng dữ liệu cho mọi mục đích. Việc xử lý vẫn cần được xem xét theo mục đích và căn cứ pháp lý tương ứng.
Không phải mọi yêu cầu xóa dữ liệu đều mặc nhiên phải được chấp nhận. Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu có thuộc trường hợp phải xóa, hủy theo Điều 14 Luật 91 hay không, đồng thời kiểm tra các trường hợp pháp luật cho phép tiếp tục xử lý hoặc từ chối yêu cầu. Chính sách lưu trữ, xóa, hủy nội bộ phải được xây dựng phù hợp với các căn cứ đó.
Không phải mọi trường hợp sử dụng điện toán đám mây đều là chuyển dữ liệu xuyên biên giới.
Cẩm nang cũng lưu ý trường hợp công ty con tại Việt Nam gửi dữ liệu cá nhân cho công ty mẹ/tập đoàn mẹ ở nước ngoài là trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp chuyển dữ liệu xuyên biên giới đều phải thực hiện đánh giá tác động; doanh nghiệp cần kiểm tra các trường hợp được miễn theo khoản 6 Điều 20 Luật 91 và khoản 3 Điều 17 Nghị định 356.
Khi sử dụng ATS, cloud, công cụ AI hoặc chia sẻ dữ liệu cho công ty mẹ, đối tác, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào tên của công cụ mà cần xác định dữ liệu được xử lý bởi ai, ở đâu và theo hình thức nào.
Ba nguồn có vai trò khác nhau:
Có thể hiểu đơn giản:
Cẩm nang giúp định hướng tra cứu → Luật và Nghị định là căn cứ để đối chiếu.
Vì Cẩm nang là tài liệu hướng dẫn, doanh nghiệp không nên sử dụng Cẩm nang thay cho văn bản pháp luật khi xác định một nghĩa vụ hoặc kết luận về việc tuân thủ.
Cẩm nang có thể được sử dụng như một khung để nhìn lại toàn bộ dòng dữ liệu ứng viên.
Hai tầng rà soát này giúp doanh nghiệp nhìn vấn đề ở cả cấp vận hành và cấp quản trị: HR tập trung vào từng thao tác xử lý dữ liệu, còn lãnh đạo tập trung vào khả năng kiểm soát toàn bộ hệ thống và dòng dữ liệu ứng viên.
Cẩm nang Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân được Bộ Công an chia sẻ trong khuôn khổ Hội nghị phổ biến, hướng dẫn Luật An ninh mạng và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân ngày 21/8/2026. Bản PDF được đăng kèm trên Cổng thông tin điện tử Bộ Tài chính.
Tải Cẩm nang Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân bản chính thức
Cẩm nang Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Cục A05 phù hợp để doanh nghiệp tuyển dụng sử dụng như một tài liệu hướng dẫn và định hướng tra cứu.
Với HR, 7 phần của Cẩm nang giúp nhìn lại dữ liệu ứng viên từ khâu thu thập đến xóa, đồng thời xác định những vấn đề cần kiểm tra trong quy trình tuyển dụng. Với doanh nghiệp, giá trị quan trọng là nhìn được toàn bộ dòng dữ liệu ứng viên và các chủ thể tham gia vào quá trình xử lý.
Khi cần xác định nghĩa vụ pháp lý cụ thể, doanh nghiệp cần đối chiếu trực tiếp với Luật 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Kinh nghiệm thực tế về thu hút, trò chuyện và tuyển nhân viên tuyến đầu, cùng các cập nhật pháp lý về dữ liệu ứng viên dành cho người làm tuyển dụng.
Quay lại
Thu hút ứng viên như làm tiếp thị, tuyển dụng qua từng cuộc hội thoại. Để lại thông tin, đội ngũ mHiring sẽ cùng bạn xem cách tiếp cận này phù hợp với việc tuyển nhân viên tuyến đầu của doanh nghiệp ra sao.
%20(1)%20(1).png)
