%20(1)%20(1).png)
(Lưu ý: Nội dung bài viết nhằm cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp hiểu quy định pháp luật trong hoạt động tuyển dụng, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể.)
Một CV nhìn qua có thể chỉ là một file vài trang. Nhưng bên trong đó, HR có thể đang xử lý nhiều loại dữ liệu hoàn toàn khác nhau.
Ví dụ, một CV có thể có họ tên, số điện thoại, email, hình ảnh cá nhân, nhưng cũng có thể chứa thông tin sức khỏe, dân tộc, tôn giáo hoặc thông tin trên giấy tờ định danh. Các thông tin này không phải đều thuộc cùng một nhóm dữ liệu. Một số là dữ liệu cá nhân thông thường, trong khi một số có thể thuộc dữ liệu cá nhân nhạy cảm và cần được xử lý với yêu cầu bảo vệ tương ứng
Vì vậy, khi rà soát một CV hay form tuyển dụng, HR không nên chỉ hỏi: “Đây là hồ sơ ứng viên, vậy mình cần bảo vệ thế nào?”
Mà nên bắt đầu từ câu hỏi:
“Trong hồ sơ này đang có những loại dữ liệu nào, và dữ liệu nào thuộc nhóm nhạy cảm?”
Cách nhớ đơn giản:
Nhận diện dữ liệu → Phân loại cơ bản/nhạy cảm → Xác định yêu cầu bảo vệ phù hợp.
Dữ liệu ứng viên không chỉ nằm trong CV
Trong thực tế tuyển dụng, HR có thể tiếp nhận dữ liệu qua:
Điểm HR cần lưu ý là:
Một nguồn dữ liệu có thể chứa nhiều loại thông tin khác nhau.
Vì vậy, khi rà soát dữ liệu ứng viên, HR không nên chỉ nhìn vào việc dữ liệu nằm trong CV, form hay ATS. Cần xem cụ thể doanh nghiệp đang thu thập những thông tin gì, từ đó xác định thông tin nào là dữ liệu cá nhân và thông tin nào thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Ở cấp quản lý, cách rà soát này cũng giúp doanh nghiệp nhìn lại biểu mẫu và quy trình tuyển dụng: những thông tin nào thực sự cần thiết cho công việc, thông tin nào đang được thu thập theo thói quen và dữ liệu nào cần kiểm soát chặt hơn.
Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 91/2025/QH15 quy định dữ liệu cá nhân gồm thông tin xác định hoặc giúp xác định một con người cụ thể, đồng thời phân thành dữ liệu cá nhân cơ bản và dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định cụ thể hơn danh mục của hai nhóm này tại Điều 3 và Điều 4.
Một số nhóm dữ liệu thường có thể xuất hiện trong hồ sơ tuyển dụng gồm:
Cùng là dữ liệu nằm trong một CV hoặc form tuyển dụng nhưng các trường dữ liệu có thể thuộc hai nhóm khác nhau, vì vậy yêu cầu bảo vệ cũng cần được xác định theo từng loại dữ liệu.
Nếu rà lại form tuyển dụng, HR có thể bắt gặp một số trường thông tin thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm. Đây là những trường cần được nhận diện và kiểm soát phù hợp ngay từ khâu thu thập.
Trong quá trình tuyển dụng, HR có thể gặp thông tin sức khỏe khi:
Thông tin về tình trạng sức khỏe thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo điểm d khoản 1 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
HR có thể gặp thông tin về dân tộc ngay trong form ứng tuyển hoặc hồ sơ nhân sự nếu doanh nghiệp có yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin này.
Thông tin tiết lộ nguồn gốc dân tộc thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo điểm a khoản 1 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Tương tự, HR có thể gặp thông tin này khi form tuyển dụng, hồ sơ ứng viên hoặc biểu mẫu nội bộ yêu cầu ứng viên khai về tôn giáo, tín ngưỡng.
Thông tin về quan điểm tôn giáo, tín ngưỡng thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP. Vì vậy, đây không nên là một trường thông tin được giữ lại đơn giản vì: "Form cũ vẫn hỏi như vậy".
Trong một số quy trình tuyển dụng, ứng viên có thể được yêu cầu cung cấp hình ảnh hoặc thông tin từ giấy tờ định danh.
Hình ảnh thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân thuộc nhóm dữ liệu cá nhân nhạy cảm theo Điều 4 Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
Điểm cần nhớ: Không phải dữ liệu nào nằm trong cùng một CV hoặc form tuyển dụng cũng có mức độ nhạy cảm giống nhau.
Đây là lúc việc phân loại dữ liệu bắt đầu tạo ra khác biệt trong cách doanh nghiệp xử lý.
Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 356, trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, cơ quan, tổ chức phải thiết lập quy định phân quyền giới hạn truy cập, quy trình xử lý và các biện pháp bảo mật.
Không phải tất cả nhân sự tham gia tuyển dụng đều mặc nhiên cần xem thông tin này. Doanh nghiệp cần xác định ai thực sự cần tiếp cận dữ liệu để thực hiện công việc tuyển dụng và giới hạn quyền truy cập tương ứng.
→ Với HR, điểm cần kiểm tra trước tiên là:
Dữ liệu nhạy cảm này hiện đang được những ai nhìn thấy?
Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 356, đối với việc xin sự đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, chủ thể dữ liệu phải được thông báo rằng dữ liệu cần xử lý là dữ liệu cá nhân nhạy cảm.
Khi thực hiện bước xin sự đồng ý, HR cần bảo đảm ứng viên được biết thông tin mình đang cung cấp thuộc nhóm dữ liệu nhạy cảm.
Vì vậy, khi phát hiện một trường dữ liệu nhạy cảm, HR nên chuyển sang câu hỏi tiếp theo:
“Dữ liệu này đang được ai tiếp cận, và quy trình hiện tại đã đáp ứng yêu cầu bảo vệ tương ứng chưa?”
Không phải cứ có dữ liệu nhạy cảm là doanh nghiệp tuyệt đối không được xử lý. Vấn đề là cần nhận diện đúng và xác định đúng yêu cầu áp dụng cho hoạt động xử lý đó.
Bài viết này chỉ tập trung vào việc nhận diện dữ liệu và các yêu cầu bảo vệ cơ bản; cách triển khai cần được xem xét theo từng hoạt động xử lý cụ thể.
HR có thể sử dụng checklist này khi rà soát CV, biểu mẫu ứng tuyển và các trường dữ liệu trên hệ thống tuyển dụng. Checklist này giúp HR phát hiện trường dữ liệu nào cần xem xét thêm; không phải checklist đầy đủ để kết luận doanh nghiệp đã tuân thủ.
Với lãnh đạo, việc phân loại này cũng giúp nhìn ra ba điểm cần kiểm soát: doanh nghiệp đang thu thập gì, dữ liệu nhạy cảm đang nằm ở đâu và những ai đang có quyền tiếp cận.
Trong tuyển dụng, việc xác định dữ liệu ứng viên không dừng ở việc liệt kê thông tin có trong CV. HR cần nhận diện từng trường dữ liệu, phân loại đúng nhóm và kiểm tra những yêu cầu liên quan trước khi thu thập, sử dụng hoặc cho phép người khác tiếp cận dữ liệu.
Từ góc độ quản lý, việc phân loại này cũng giúp doanh nghiệp nhìn lại cách thiết kế quy trình tuyển dụng: đang thu dữ liệu gì, dữ liệu đó phục vụ bước nào, ai cần tiếp cận và dữ liệu đang được kiểm soát ở đâu.
Khi gặp trường hợp chưa rõ, HR nên đối chiếu quy định tương ứng và chuyển người phụ trách xem xét trước khi đưa ra kết luận về cách xử lý.
Kinh nghiệm thực tế về thu hút, trò chuyện và tuyển nhân viên tuyến đầu, cùng các cập nhật pháp lý về dữ liệu ứng viên dành cho người làm tuyển dụng.
Quay lại
Thu hút ứng viên như làm tiếp thị, tuyển dụng qua từng cuộc hội thoại. Để lại thông tin, đội ngũ mHiring sẽ cùng bạn xem cách tiếp cận này phù hợp với việc tuyển nhân viên tuyến đầu của doanh nghiệp ra sao.
