Điều 25 Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân quy định gì về tuyển dụng? Tìm hiểu quy định về thông tin ứng viên, mục đích sử dụng, sự đồng ý và xóa, hủy dữ liệu khi không được tuyển.
Điều 25 có tên đầy đủ là “Bảo vệ dữ liệu cá nhân trong tuyển dụng, quản lý, sử dụng người lao động”. Trong đó, Khoản 1 Điều 25 gồm 3 điểm a, b, c. Khi chuyển thành câu hỏi vận hành cho HR, có thể tách thành 4 vấn đề: thu gì, dùng để làm gì, sự đồng ý và xử lý dữ liệu khi không tuyển.
Theo điểm a khoản 1 Điều 25, doanh nghiệp chỉ được yêu cầu ứng viên cung cấp các thông tin phục vụ cho mục đích tuyển dụng, phù hợp với quy định của pháp luật. Hiểu đơn giản, khi HR yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin, câu hỏi đầu tiên nên là:
Thông tin này có phục vụ cho việc tuyển dụng vị trí đang tuyển hay không?
Điều 25 đặt ra giới hạn ở thông tin được yêu cầu trong quá trình tuyển dụng. Do đó, không nên hiểu rằng doanh nghiệp có thể yêu cầu mọi thông tin chỉ vì thông tin đó có thể hữu ích hoặc doanh nghiệp muốn biết.
Quy định này cũng phù hợp với nguyên tắc tại khoản 2 Điều 3 Luật 91: dữ liệu cá nhân chỉ được thu thập, xử lý đúng phạm vi, mục đích cụ thể, rõ ràng, bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật. Trong tuyển dụng, Điều 25 cụ thể hóa nguyên tắc này đối với thông tin của người dự tuyển.
Lưu ý: Việc một trường thông tin có phải là dữ liệu cá nhân cơ bản, dữ liệu cá nhân nhạy cảm và điều kiện xử lý tương ứng được xác định theo quy định riêng.
→ Đọc tiếp: Dữ liệu ứng viên gồm những gì? Phân biệt dữ liệu cơ bản và dữ liệu nhạy cảm
Điểm a khoản 1 Điều 25 không chỉ nói về việc thu thập thông tin, mà còn quy định về mục đích sử dụng thông tin đã được cung cấp.
Theo đó, thông tin được cung cấp chỉ được sử dụng cho:
Với HR, có thể hiểu đơn giản như sau:
Ứng viên cung cấp thông tin để ứng tuyển một công việc không có nghĩa doanh nghiệp mặc nhiên được sử dụng thông tin đó cho mọi mục đích khác.
Điều 25 có đề cập đến “thỏa thuận” đối với mục đích sử dụng khác, nhưng khoản 1 không quy định một mẫu hoặc một hình thức duy nhất cho thỏa thuận này. Do đó, doanh nghiệp không nên tự coi một hình thức cụ thể là yêu cầu bắt buộc của Điều 25 nếu chưa có căn cứ tương ứng.
Lưu ý: Điều 25 không quy định rằng “có checkbox = được giữ CV”. Quy định sử dụng khái niệm ; vì vậy, việc doanh nghiệp muốn tiếp tục lưu và sử dụng dữ liệu ứng viên cho mục đích khác cần được xem xét cùng các quy định pháp luật liên quan, thay vì mặc định chỉ cần thêm một ô checkbox vào biểu mẫu tuyển dụng.
Điểm b khoản 1 Điều 25 quy định thông tin người dự tuyển cung cấp phải được xử lý theo quy định của pháp luật và phải được sự đồng ý của người dự tuyển.
Quy định này cần được đọc cùng với Điều 3 và Điều 9 của Luật 91. (chèn link)
Với HR, có thể hình dung đơn giản:
Ứng viên không chỉ là người gửi CV; họ cũng là chủ thể của những dữ liệu được doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý trong quá trình tuyển dụng.
Ở đây cũng cần phân biệt “sự đồng ý” theo quy định về xử lý dữ liệu cá nhân với “thỏa thuận khác” được Điều 25 đề cập trong trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thông tin của người dự tuyển sau khi không được tuyển dụng. Hai nội dung này có liên quan nhưng không nên mặc nhiên coi là một.
-> Xem thêm: Sự đồng ý của ứng viên theo Luật 91 và Nghị định 356
Theo điểm c khoản 1 Điều 25, doanh nghiệp phải xóa, hủy thông tin đã cung cấp của người dự tuyển trong trường hợp không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển. Đây là quy định có ý nghĩa rất trực tiếp với quy trình tuyển dụng.
Như vậy, khi kết thúc một quy trình tuyển dụng, HR không chỉ cần quan tâm đến việc ứng viên nào được tuyển mà còn cần xác định dữ liệu của những ứng viên không được tuyển sẽ được xử lý như thế nào.
Trong thực tế, thông tin của một ứng viên có thể đồng thời được lưu trên hệ thống tuyển dụng, thư mục dùng chung, email, bảng tính hoặc các công cụ mà recruiter sử dụng trong quá trình tuyển dụng. Vấn đề của doanh nghiệp không phải là “biết bấm nút Delete”, mà là có biết toàn bộ dữ liệu của ứng viên đang tồn tại ở đâu để thực hiện việc xóa/hủy hay không. Vì vậy, khi thực hiện việc xóa, hủy, doanh nghiệp cần xác định dữ liệu của người dự tuyển đang được lưu trữ và xử lý ở đâu.
Đọc Điều 25, HR có thể tìm thấy khá rõ các nguyên tắc về thu thập, mục đích sử dụng, sự đồng ý và xóa, hủy dữ liệu. Tuy nhiên, không phải vấn đề nào trong quy trình tuyển dụng cũng được điều khoản này quy định thành một con số hoặc một cách thức cụ thể.
Điều 25 quy định phải xóa, hủy thông tin của người dự tuyển khi không tuyển dụng, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.
Tuy nhiên, khoản 1 Điều 25 không quy định một thời hạn cụ thể tính bằng số ngày hoặc số tháng để lưu thông tin trong khi quy trình tuyển dụng đang diễn ra.
Khoản 3 Điều 3 Luật 91 quy định dữ liệu cá nhân được lưu trữ trong khoảng thời gian phù hợp với mục đích xử lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Điều 25 cho phép trường hợp “có thỏa thuận khác với người đã dự tuyển” khi doanh nghiệp không tuyển người đó. Tuy nhiên, khoản 1 Điều 25 không quy định cụ thể thỏa thuận này phải được lập theo một mẫu hoặc một hình thức duy nhất.
Đây là điểm HR cần lưu ý khi xây dựng quy trình tiếp tục lưu trữ và xử lý hồ sơ ứng viên sau khi kết thúc một đợt tuyển dụng. Các yêu cầu cụ thể về hình thức thỏa thuận cần tiếp tục được đối chiếu với quy định và hướng dẫn áp dụng có liên quan.
Điều 25 quy định phải xóa, hủy thông tin của người dự tuyển khi không tuyển dụng, nhưng không quy định chi tiết mọi tình huống để xác định thời điểm này trong một quy trình tuyển dụng thực tế.
HR không nên tự suy luận rằng việc ứng viên bị loại khỏi một vị trí cụ thể đồng nghĩa với việc mọi hoạt động xử lý dữ liệu phải lập tức kết thúc, cũng không nên mặc định rằng dữ liệu có thể tiếp tục được sử dụng cho vị trí khác.
Điều 25 yêu cầu xóa, hủy thông tin trong trường hợp thuộc quy định, nhưng không đi sâu vào cách doanh nghiệp phải thực hiện việc này trên từng hệ thống hoặc kênh lưu trữ.
Chẳng hạn, Điều 25 không hướng dẫn cụ thể:
Những vấn đề này cần được doanh nghiệp tiếp tục đối chiếu với các quy định liên quan, chính sách nội bộ và quy trình quản lý dữ liệu để xác định cách thực hiện phù hợp.
Điều 25 cho HR biết những nguyên tắc quan trọng trong tuyển dụng, nhưng không phải là một quy trình kỹ thuật hoàn chỉnh. Khi đi từ quy định pháp luật sang vận hành thực tế, HR vẫn cần xác định thời điểm áp dụng, cách xử lý và cơ chế kiểm soát dữ liệu dựa trên các quy định liên quan và quy trình của doanh nghiệp.
Khi người dự tuyển trở thành người lao động, khoản 2 và khoản 3 Điều 25 tiếp tục điều chỉnh việc xử lý dữ liệu trong giai đoạn quản lý và sử dụng người lao động.
Khoản 2 đề cập việc lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu người lao động. Khoản 3 điều chỉnh dữ liệu được thu thập bằng các biện pháp công nghệ, kỹ thuật. Dieu 25
Tuy nhiên, đây là phạm vi dữ liệu người lao động, không phải trọng tâm của bài viết này. Với dữ liệu ứng viên, điều doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vẫn là khoản 1.
Điều 25 không chỉ là việc của recruiter.
Nếu doanh nghiệp muốn áp dụng điều khoản này thành một quy trình thực tế, HR Director và lãnh đạo cần thống nhất ít nhất 5 vấn đề.
1. Doanh nghiệp cho phép thu những dữ liệu nào ở từng giai đoạn?
Không nên để từng recruiter tự thêm câu hỏi hoặc tự tạo form theo thói quen.
2. Ai được quyền xem và sử dụng CV?
HR, hiring manager, quản lý cửa hàng, quản lý vùng, headhunter hay nhà cung cấp không nhất thiết cần quyền truy cập giống nhau.
3. Talent Pool được xây dựng theo nguyên tắc nào?
Không nên tồn tại logic đơn giản: “Ứng viên tốt thì giữ lại.”, doanh nghiệp cần xác định mục đích, thỏa thuận/căn cứ, phạm vi sử dụng và cách quản lý hồ sơ tiếp tục được lưu.
4. Khi nào hồ sơ chuyển sang trạng thái cần xóa/hủy?
Quy trình tuyển dụng phải có một điểm kích hoạt rõ ràng sau khi quyết định không tuyển, thay vì để CV tiếp tục tồn tại vì không ai chịu trách nhiệm xử lý.
5. Doanh nghiệp có thực sự tìm được toàn bộ dữ liệu của một ứng viên?
Nếu CV nằm đồng thời trong ATS, email, Drive, Excel và thiết bị của recruiter, thì đây không còn là bài toán riêng của HR.
Đó là bài toán về quản trị vòng đời dữ liệu ở cấp doanh nghiệp.
Điều 25 không cấm doanh nghiệp thu CV, xây Talent Pool hay tái sử dụng nguồn ứng viên. Điều nó thay đổi là doanh nghiệp không thể tiếp tục coi dữ liệu ứng viên như một tài nguyên HR có thể thu, giữ và sử dụng theo thói quen.
Mỗi hồ sơ cần gắn với mục đích, phạm vi sử dụng, sự đồng ý/thỏa thuận phù hợp và một điểm kết thúc của vòng đời dữ liệu.
Với doanh nghiệp tuyển dụng số lượng lớn, thách thức lớn nhất vì vậy không nằm ở việc sửa một form. Nó nằm ở việc kiểm soát cả vòng đời dữ liệu ứng viên trên tất cả recruiter, chi nhánh, hệ thống và nhà cung cấp đang tham gia tuyển dụng.
Kinh nghiệm thực tế về thu hút, trò chuyện và tuyển nhân viên tuyến đầu, cùng các cập nhật pháp lý về dữ liệu ứng viên dành cho người làm tuyển dụng.
Quay lại
Thu hút ứng viên như làm tiếp thị, tuyển dụng qua từng cuộc hội thoại. Để lại thông tin, đội ngũ mHiring sẽ cùng bạn xem cách tiếp cận này phù hợp với việc tuyển nhân viên tuyến đầu của doanh nghiệp ra sao.
%20(1)%20(1).png)
